Record retention schedule
Menurut FX soedjadi record retention
schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses
manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi,
maupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu
tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan
yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak
diperlukan lagi.
Penggolongan records dilakukan untuk
mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu records
harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara ( temporary storage) atau kapan
suatu records ttersebut harus dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya
(permanent storage ).
Ada empat penggolongan records
menurut FX Sudjadi, antara lain :
Records yang tidak penting
(nonessential)
Records ini dimaksudkan adalah semua
surat-surat, catatan-catatan, maupun laporan yang hanya digunakan dalam waktu
yang singkat atau bisa saja laporan itu hanya digunakan untuk bebberapa menit
saja oleh karena itu records ini sebaiknya dimusnahkan kalau kegunaanya sudah
dipakai dan tidak perlu disimpan.
Yang termasuk kedalam recods ini
yaitu :
Nota-nota pembeliaaarn barang yang
sudah lunas
Slip-slip surat pendaftaraan
Surat-surat undangan dari karyawan
atau relasi
Pengumuman yang berhubungan dengan
kegiatan sehari-hari
Pesanan-pesanan yang menyangkut
kegiatan rutin
Records yang tidak dimanfaatkan
Records ini maksudnya adalah records
yang masa penggunaanya dalam waktu yang terbatas sehingga perlu dimasukkan ke
dalam file yang untuk sementara waktu disimpan untuk kemudian dimussnahkan
kalau sudah melewati batas waktu kadaluarsa
Yang tergolong dalam records ini
adalah sebagai berikut :
Surat-surat undangan rapat
Dokumen-dokumen yang bersifat
periodik
Surat-surat keterangan ijin dan
sakit
Surat-surat dinas ke cabang
perusahaan
Records yang penting
Yang termasuk records ini adalah
catatan-catatan, laporan-laporan ataupun dokumen-dokumen yang mempunyai waktu
penggunaanya dalam jangka waktu yang cukup lama, misalnya dalam jangka waktu 4
atau 5 tahun
Yang termasuk dalam records ini antara
lain adalah :
Dokumen-dokumen penjualan
Laporan-laporan keuangan
Catatan-catatan pembukuan mengenai
penerimaan dan pengeluaran masalah keuangan
Wesel-wesel tagih
Records yang sangat penting
Maksudnya records ini adalah recods
inilah yang akan disimpan selama-lamanya sampai bangkrutnya perusahaan (
instansi yang bersdangkutan )
Yang tergolong dari records ini
adalah sebagai berikut :
Surat akte pendirian bangunan dan
guna pakai
Surat perjanjian kontrak
Surat-surat asuransi
Surat-surat keputusan
Surat ijin pengoperasian kegiatan
perusahaan
Surat-surat hak milik perusahaan .
http://ayienyen.blogspot.com/2009/11/record-retention-schedule.html